El montaje de una sala de reuniones (meeting room) es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta y vendrá definido principalmente por las necesidades o exigencias del propio cliente.

Así mismo, habrá que valorar y sopesar que los diferentes tipos de montaje ocupan más o menos espacio y de cualquier modo así deberá expresarse en el “chart de salones” o planos de los mismos que se faciliten al cliente, dentro de los documentos propios del departamento de eventos especiales, cuando indiquemos las capacidades totales de los mismos en función de los diferentes montajes.

Tomando como ejemplo gráfico una reunión para 100 pax, el tamaño  de la sala a utilizar no será el mismo dependiendo si el cliente necesita un montaje teatro o escuela. Tampoco dicho tamaño sería el mismo si la sala llevara o no algún tipo de audiovisual o escenografía.

Por lo tanto, los principales tipos de montajes para reuniones que nos podemos encontrar son:

• Escuela (Classroom).

Este tipo de montaje es de los más usados en reuniones. El montaje se compone de tablero, silla, material de oficina (libreta de notas y bolígrafo), copa de agua, agua y elementos dulces estuchados (tipo caramelos mentolados, etc) por asistente.

Como su nombre indica, éste tipo de montaje simula al de los alumnos durante cualquiera de sus clases. Hay que tener en cuenta que dichos tableros suelen tener la mitad del ancho habitual (80 cm. aprox.) para rendir al máximo la capacidad de las salas. Suele dirigirse la reunión hacia una mesa imperial o atril.

Este montaje es uno de los más utilizados, principalmente en sesiones de trabajo cuando el número de asistentes es elevado.

• Imperial (Boardroom).

Se trata del mismo tipo de montaje que en el caso anterior, con la diferencia de que ahora se hace sobre mesa imperial.

Este tipo de mesas se utilizan para grupos de trabajo reducidos, normalmente juntas directivas o reuniones departamentales (10-20 pax)

• “U” (U-Shape).

Es el mismo montaje que el tipo anterior pero la mesa en esta ocasión se monta en forma de “U”, o de «O» sin una cabecera. Las mesas en «O» (huecas) son muy habituales en reuniones de estado mayor y/o visitas oficiales de organismos internacionales.

Este montaje es también para grupos reducidos pero tiene capacidad para albergar más asistentes que el montaje en mesa imperial. (hasta 50 pax)

 

• Teatro (Theater).

En este caso el montaje consiste únicamente en una silla por asistente. Lógicamente se dirigirá la reunión hacia una mesa imperial (montada en escuela) o un atril.

Este tipo de montaje suele utilizarse en reuniones donde el asistente no necesita anotar nada, más que sesiones de trabajo se trata de charlas. Debido al material necesario, solamente una silla por asistente, es de suponer que el espacio utilizado para albergar a un mismo número de asistentes es menor que en el caso del montaje escuela.

 

• Auditórium.

Estamos ante un montaje tipo teatro pero en semicírculo.

En los departamentos de CCI, este montaje suele ser la alternativa a aquellas salas que se conocen con el mismo nombre (Auditorios) y que son tipo teatros con sillas abatibles en pendiente inclinada y el escenario en la parte inferior de la sala.

Estas salas suelen disponerse para grandes capacidades (500, 1000,…) y son muy utilizadas para todo tipo de eventos, como sala principal (main room / ballroom) conciertos musicales, galas de todo tipo, etc.

• Cabaret.

El montaje en cabaret se hace en mesas redondas de banquetes pero dejando libre de todo tipo de material el sitio hacia donde se dirige la reunión ya sea porque hay una presidencia, un atril, un escenario o una proyección, o todo junto.

El material que se destina a cada asistente es el mismo que en el caso escuela.

Este tipo de montaje es muy utilizado sobre todo a nivel internacional para las reuniones de presentación de productos y equipos de trabajo.

• Banquete (Banquet / Team Working).

Este tipo se basa en un montaje escuela en mesa de banquetes.

Suele utilizarse para reuniones de trabajo en equipo con grupos reducidos aunque a nivel internacional se utiliza también para las salas principales (ballroom).

• Exhibición (Exhibition).

Es el montaje propio de las ferias. Básicamente es  a través de “stands” o puestos individuales de venta / información.  Requieren espacios diáfanos sin ningún tipo de montaje ya que son empresas de producción las que dan forma a cada stand.

Se trata de un montaje para gran número de asistentes pues el éxito o el fracaso de una feria depende en gran medida del número de visitantes.

Puntos clave a la hora de montar una sala son:

1. Permitir la entrada y salida fluida de los asistentes, independientemente del número de los mismos.
2. Verificar la existencia de pasillos laterales y central/es para comodidad de los asistentes.
3. Montar presidencias y proyecciones en la parte más alejada de la puerta del salón para evitar trastornos en el desarrollo de la sesión debido a delegados que abandonan la sala o que llegan tarde.
4. Evitar la sobresaturación de las salas aún cuando el cliente esté debidamente informado de este particular, puesto que los asistentes pueden no tener notificación al respecto.
5. Instalación de teléfonos en las salas para fácil localización del personal de CCI por parte del cliente ante cualquier eventualidad.
6. Verificar la instalación para soportar la carga de los equipos conectados a la red.
7. Verificar la instalación para ofrecer el servicio de líneas circunstanciales de internet con sus múltiples opciones (VPN, garantizar un ancho de banda, etc.)
8. Disponer las salas sin ventanas para reuniones con proyección de cualquier tipo.
9. Disponer las salas con ventanas (luz natural) para sesiones de trabajo sin audiovisuales.
10. Utilizar señalización dentro del hotel o del centro de convenciones para orientar y situar a los clientes que vengan a las diferentes reuniones.
11. Utilizar materiales y equipos de fácil transporte, ligeros y apilables para maximizar los espacios de almacenamiento conocidos como «cuartos de madera».
12. Informar a todos los departamentos y empleados que trabajen cara al público (Front of the House) de los diferentes eventos que tienen lugar en las instalaciones así como el programa de cada uno de ellos.

 

Y hasta aquí un breve resumen de los tipos de montaje más utilizados para reuniones de todo tipo. Como siempre el apartado de comentarios está a vuestra entera disposición para cualquier tipo de duda o aporte.

 

Ángel M. Calero