En hostelería, puntual cada mes, llega el «terrible» momento de hacer inventario. Como adelantaba en otro post sobre este tema y la necesidad imperativa de su continuidad mes a mes, hay mucho empresario que lo identifica más como una pérdida de tiempo que como una ventaja administrativa, si este es tu caso ruego pinches en el link de más arriba y repases mi primer artículo. Dicho esto veamos ¿qué es y para qué sirve? un inventario virtual.

Como su nombre indica, el inventario virtual es aquel que tiene un carácter meramente administrativo, es decir, ningún artículo es valorado o contado de manera física. El inventario físico por otro lado es aquel que hace un empleado, normalmente al final de cada mes, mediante conteo físico de cada artículo dentro de la empresa.

Pero ¿quién y cómo se hace la parte virtual? Para ello necesitarás un buen software o programa «Front-Rest» que te ayude de forma simple y sencilla. La utilidad de esta herramienta que muchos conocen con el nombre de TPV (Terminal Punto de Venta) va más allá del simple cobro o emisión de facturas/tickets, así que sácale todo el provecho que puedas que sin duda te hará la vida más sencilla.

De forma abreviada te contaré que hay que pasar una fase de «carga de datos». Esos datos son muchos así que ten paciencia que valdrá la pena, lo importante es hacerlo de la manera más completa posible. Los datos a cargar son las fichas de producto, es decir, crear los productos con sus precios y forma de pedido y por otro lado los escandallos asociados a cada elaboración, de esta manera cada vez que se registre una venta también se registrará un coste y salida de materia prima del almacén.

¿Cómo funciona? El concepto es simple, con cada llegada de producto se hace un registro de entrada (acuérdate de crear todos los productos), las salidas o entregas de almacén a otros departamentos pueden registrarse o no, depende de la estructura empresarial, para PYMES es un trabajo extra que no es necesario. Una vez se vende un producto el software por un lado crea el ingreso y por otro hace salida y cargo de materia prima al departamento que lo vende. Esto pasa porque cada producto lleva asociado su escandallo, otra parte del proceso que será laborioso pero te ayudará muchísimo a controlar los costes de A&B que son los más peligrosos, y como ya deberías saber el escandallo por decirlo de manera simple, son las materias primas y cantidades que se utilizan para la elaboración del producto en cuestión. No te olvides de escandallar cualquier producto que esté en venta, eso incluye bebidas, tapas, etc..

Entonces ya entenderemos que el software por un lado hará la entrada de producto a la entrega de la mercancia (bueno vale la harás tú con el albarán de entrega, deberás cargar todos los artículos recibidos y en sus cantidades exactas) y por otro lado cada vez que se venda algo se restarán de ese «almacén virtual» las cantidades que deberían utilizarse para elaborar ese producto vendido. Tal es el manejo de este tipo de herramientas que puedes marcar máximos o lineas rojas con avisos a tu smartphone, o simplemente chequear las salidas desde cualquier terminal de red, y un sinfín de posibilidades más.

De esta forma a final de mes tendremos una idea muy exacta de cuánto deberíamos haber gastado en A&B durante el mes, basado en nuestros escandallos y nuestras ventas. La idea sería enfrentar el inventario real con el virtual y ver dónde y por qué hay desviaciones, que siempre las habrá excepto si tienes un McDonald´s.

Para resumir este artículo decirte que cuanto más se parezca tu inventario real a tu inventario virtual, mejor lo estarás haciendo.

 

Espero que este pequeño artículo te sea de utilidad y como siempre te dejo el apartado de comentarios para que hagas cualquier aporte que te parezca oportuno.

 

Ángel M. Calero