Siempre que alguien decide abrir un nuevo negocio, sea cual sea su naturaleza, debería tener claro cuánto dinero le va a costar y en cuánto tiempo va a recuperar esa inversión. El BP es el documento que expresa esas dos condiciones antes de comenzar la actividad empresarial. Partiendo de la base de que en la mayoría de los casos sólo se elabora este documento cuando se necesita financiación, se entiende que su coherencia y presentación son puntos fundamentales a tener en cuenta. Si estás en el momento de enfrentarte por primera vez a la creación de un documento de este estilo te dejo unos cuantos consejos que te ayudarán a estructurar los contenidos más importantes.

Para entender la naturaleza de un buen BP, siempre utilizo con mis alumn@s el ejemplo de la contabilidad del hogar. Todo el mundo a la hora de comprar una casa sabe cuánto paga de hipoteca (más o menos) y el resto de gastos que acumula cada mes. Por otro lado suele tener claro también cuánto dinero ingresa mensualmente. Enfrentando estos dos conceptos sabrá si dispone de algún excedente monetario o si por el contrario va a necesitar pedir dinero. Esa «economía» de estar por casa no falla. Todos sabemos cuánto nos podemos gastar al mes en salidas de ocio, si podemos hacer un viaje o si por el contrario hay que ajustarse el cinturón. El éxito empresarial por lo tanto reside en comprender y conocer cada partida presupuestaria sin excepción y gestionarlas de forma coherente en beneficio de la contabilidad general. Por lo tanto, centrándonos en el BP su estructura pasa por los siguientes puntos:

 

1.CONCEPTUALIZACIÓN

Define de manera clara y «para tontos» cuál es tu negocio. Intenta ser visual, elige y diseña un buen logo. Piensa en la combinación de colores, no hay ninguna mala créeme sólo más o menos acertadas. Debes poder describir tu producto, oferta, precio medio y todo lo relacionado con «branding» y «naming» en dos minutos. Redes sociales, promoción y publicidad a utilizar para dar visibilidad a tu negocio. Aquí puede incluirse la tipología de empresa elegida así como una breve explicación del perfil profesional y aportación de los socios.

 

2.ENTORNO

De manera breve explica la localización del negocio y su entorno. No te enredes en un análisis DAFO ni PEST al uso, eso puedes incluirlo al final del proyecto dentro de un «anexo». A parte de estudiar la competencia y las virtudes o defectos de la zona (buena o mala comunicación con transporte público, tipología de clientes, facilidad o no de aparcamiento, economía de escala creada o no, etc…) lo más importante en este punto es la descripción del TARGET o público objetivo. El target es el cliente que cruzará la puerta de tu negocio y sentirá que todo se diseñó teniéndole a él como fin, porque debes saber que el «target» no es todo aquel que entra por la puerta. Otra palabra clave de este punto a la hora de definir tu cliente es «segmentación«, una mayor segmentación facilitará el resto del proceso. Segmentar es la clave. Cuanto más segmentes más información tendrás de tu cliente y más datos de valor y fiabilidad aportarás al proyecto.

 

3.INVERSIÓN

Aquí es donde empieza el trabajo menos creativo y más administrativo. Mi consejo es que este punto se desglose en partidas, presentando los números generales en el BP y todos los presupuestos en Anexos. Un ejemplo bastante válido sería:

3.1. Acondicionamiento del Local. En esta partida hay que detallar todos los gastos propios de obra, licencias, proyecto, interiorismo, etc… Orientativamente deberías saber que los costes de acondicionamiento de obra mayor (un local que queramos transformar en restaurante) sería de unos 600-800 €/m2 mientras que una reforma menor (un restaurante que queramos actualizar, ampliar, adaptar, etc…) estaría en torno a 300 €/m2. Con la crisis estos precios se han rebajado y afinado bastante pero es siempre una garantía trabajar con profesionales aunque sean un poco más caros. Por otra parte lo mismo pasa con el proyecto en sí, un bufete de arquitectura podría estar cobrando entre 6.000-8.000 € aunque siempre puedes encontrar quien lo haga por 3.000-5.000 €, eso sí, negocia unas penalizaciones por retraso altas para que cumplan con la dirección de obra en tiempo y forma. Por último el tema de licencias depende del municipio pero oscila en torno a 2.500 €, importe que te ahorrarías si el local a adquirir ya tiene licencia como ocurre en los casos de traspasos. El proyecto de interiorismo es algo que a mi entender no puede faltar en ningún buen BP, su coste ronda los 10 €/m2 otra cosa es la realización de obra. Mi consejo, márcate un presupuesto máximo para el interiorismo, una vez tengas al interiorista ofrécele la cifra a trabajar con un 10% de descuento ya que del presupuesto que te ofrezca por la realización de obra hasta el importe final real siempre hay una desviación al alza.

3.2. Cocina y Office. En el punto 1 ya has definido tu negocio y la oferta que vas a poner en marcha, diseña la cocina con los elementos de maquinaria que vas a necesitar en función del espacio o pide presupuestos personalizados a profesionales. Hay que detallar y diferenciar las partidas de ambas zonas (Cocina y Office) y separar los conceptos de Maquinaria y Batería Menor.

3.3. Restaurante. Igual que en el caso anterior hay que pensar en cómo rendir al máximo el espacio, si tienes un diseño de interiorismo presupuestado y desarrollado esto ya estará bien definido. En todo caso igual que en el punto anterior hay que detallar al máximo las partidas de Maquinaria, Mobiliario y Menage.

3.4. Bar. Volvemos a detallar los puntos de Maquinaria, Mobiliario y Menage. Intenta estandarizar todo el material posible, es decir, que la cristalería, cubertería, loza, etc… sea válida para ambas áreas a fin de mitigar un poco el índice de inversión en estos conceptos.

En los últimos puntos es muy muy importante tener todo previsto y valorado, no pueden faltar bandejas de camareros, pinzas de hielo, comanderos, etc… es decir hay que ir hasta el último detalle ya que cualquier partida no considerada podría suponer la pérdida de fiabilidad del BP.

Hasta aquí es lo que podemos llamar «Invesión Inicial», me explico, ya tenemos el local montado con la idea y la tematización deseada pero vacío, de personal, de materia prima y de algún que otro requisito legal. Sigamos…

 

4. RRHH

Como todo el mundo sabe el factor humano es un coste bastante incidente en las cuentas generales de las empresas sector servicios. Un buen planteamiento de horarios es más que necesario. El coste a aplicar en cuentas del BP siempre debe ser el coste empresa por trabajador no el nominal ni ningún otro. Incluir un anexo con el detalle de cada perfil profesional, su remuneración, horarios y necesidades de personal es un «must» dentro de cualquier proyecto serio. Aquí te recuerdo que el coste de RRHH con respecto a la facturación de un local de hostelería medio debería rondar el 28-32%.

 

5. DISEÑO DE LA OFERTA GASTRONÓMICA

Atendiendo a lo expuesto en el punto primero, toca desarrollar la oferta gastronómica y su soporte en sí. Una breve presentación de la misma así como una explicación de la conceptualización del producto con respecto al cliente y la zona podría incorporarse en este punto a modo de recordatorio. El escandallaje de los platos y la relación de proveedores deben presentarse en otro anexo al BP. Debes saber en líneas generales que el coste de materia prima por elaboración no debería superar el 30% del PVP en ningún caso y en otros debería rondar el 15%, pero esto es materia de otro post.

 

6. COSTES DE OPERACIÓN

Esta partida engloba los costes a los que hay que hacer frente para poder empezar con la actividad, es decir, por un lado estaría la inversión inicial que es todo aquello necesario para tener las instalaciones y por otro los costes de operación que son aquellos que nos permiten tener una actividad productiva dentro de esas instalaciones. Estos costes son de naturalezas heterogéneas, donde encontraremos conceptos anuales, trimestrales y otros mensuales. En este punto se incluyen los gastos de formación de empresa, IAE, licencia de actividad, alquiler del local, las altas y estimados de suministros, los estimados de materias primas, los seguros, el APPCC, avales y/o traspasos, desratizaciones, extintores, RRHH, royalty SGAE, Tv por cable si procede, telefonía, impuestos municipales, promoción y publicidad, etc…

 

7. FONDO DE MANIOBRA

No es buena idea empezar ningún negocio con lo justo ya que puede darse el caso de aperturas por debajo de lo esperado. Para no tener que ahogarnos a las primeras de cambio ni volver a pedir más dinero hay que fijar un fondo de maniobras. Bajo mi experiencia siempre aconsejo un fondo de maniobra que cubra al menos los costes de operación de los tres primeros meses mediante línea de crédito o similar.

 

En este punto del BP ya tendríamos definidos todos los costes derivados del montaje y puesta en marcha de la empresa, ahora toca identificar los ingresos estimados que tendremos… Continuemos.

 

8. PLAN FINANCIERO

Este sin duda es el punto que más interesará a cualquier entidad bancaria, financiera, etc… Aquí hay que explicar muy bien cómo se va a gestionar el dinero que se necesita y en cuanto tiempo seremos capaces de amortizar la inversión. Dicho esto hay que presentar varios escenarios de facturación uno pesimista, otro moderado y un último optimista. En cualquiera de los tres la rentabilidad anual siempre debe ser positiva desde el primer año, ya que nadie va a darnos dinero a crédito teniendo en cuenta que lo más inmediato de nuestra empresa va a ser perder dinero.

8.1. Umbral de Rentabilidad o Punto de Equilibrio. Define tu PE que es donde gastos e ingresos se igualan es decir, ni pierdes ni ganas dinero, cubres gastos. Te será de utilidad para saber cuál es tu punto de partida a la hora de diseñar los escenarios de facturación, siempre basándonos en el ticket medio de carta por cliente.

8.2. Escenarios de Facturación. Diseña cada escenario en función de las expectativas de ventas y detalla una cuenta de resultados en cada caso así como una Tasa Interna de Retorno («TIR«) y un Valor Actual Neto («VAN«). La rentabilidad en cada caso debería ser mayor que la de valores financieros de poco riesgo ya que si no ese dinero estaría mejor invertido en otro sitio.

8.3. Viabilidad del proyecto. Con flujos de caja interesantes y valoraciones a 8 o 10 años, nuestro VAN deberá ser siempre mayor a 0, lo cual significaría que recuperamos nuestra inversión y nuestro TIR debe ser un valor alto equiparable pues a tipos de interés alto. Dicho esto, todo proyecto que no cumpla con estas condiciones se desestimará en el acto. Esto no significa que podamos poner cualquier número en las expectativas de venta ya que la palabra COHERENCIA debe ser el hilo conductor del BP.

 

Dicho todo esto, espero que la guía les sirva a mis alumn@s del Master del IFE Cámara de Comercio de Madrid que tanto les angustia y tanto estress les provoca la presentación del proyecto final. Suerte chic@s!!!!

 

Y como siempre para cualquier duda o aporte tenéis a vuestra disposición el apartado de comentarios.

 

Ángel M. Calero