Cuando nos referimos a «eventos especiales» hablamos de aquella parte de la operación del restaurante u hotel que no es la propia del día a día y que a parte habitualmente reúne a un alto número de asistentes. Es decir, todo lo que no son servicios de carta o de menú del día básicamente.

El departamento de Eventos Especiales mal llamado departamento de «Banquetes» acoge todas aquellas operativas que por su naturaleza tienen las siguientes características:

1. Son eventos para un alto número de asistentes. Entendamos que un alto número de asistentes dependerá de la estructura empresarial en cada caso pero lo normal sería que alguna de las fórmulas que explicaremos a continuación aparecieran en el restaurante a partir de 10 pax. para garantizar óptimos niveles de servicio.
2. Menús concertados. Todos los invitados degustarán el mismo menú como consecuencia del punto anterior.
3. Mejor gestión de los recursos. Al conocerse con anterioridad fecha, lugar, hora, asistentes y menús podemos gestionar de una manera más real y mejor adaptada los materiales necesarios, los RRHH y la materia prima que tanto dolor de cabeza suscita entre los restauradores.

Dicho esto pasamos a ver los tipos de eventos especiales en forma de guía rápida.

 

1. BANQUETES (BANQUETS)

Cómo decía anteriormente, al departamento de eventos especiales se le llama de forma errónea departamento de banquetes, entendemos que no todos los deportes de pelota son fútbol ¿verdad?, pues estamos ante el mismo caso. La característica principal de los banquetes es que todos los invitados están sentados y todos llevan el mismo menú (menú concertado) para asegurar un servicio igual y al mismo ritmo a todos los asistentes. Dentro de este tipo de servicio que ya explicaremos en otro post más en profundidad aparecen especializaciones como los «wedding coordinators» y sus menús de bodas que es una rama muy fructífera de esta modalidad. Los banquetes pueden ser temáticos, para más o menos asistentes, con más o menos platos en su menú, más o menos caros, etc…pero siempre serán sentados. Dentro de los banquetes hay también diferentes modalidades de servicios como podría ser el «buffet», pero también hablaremos de ello más adelante. El PVP de partida depende de cada empresa pero podemos establecerlo en 20/25 € por persona para la mayoría de las empresas.

 

2. CÓCTELES (COCKTAILS)

Si hay una característica que describa a la perfección este tipo de servicios es la de que´en líneas generales, los invitados estarán siempre de pie y el servicio de comida y bebida se hará en bandeja. Dentro de este grupo podemos distinguir 3 tipos de cócteles:

2.1. Cocktail de Bienvenida. Es aquel que se ofrece antes de un evento o servicio de banquetes diferente al del cocktail en sí. Sirve para reunir a todo el público asistente, saludarse y empezar el evento principal (ya sea banquete o no) todos juntos a una misma hora. Suele durar aproximadamente de 30 a 45′ y su composición varía en función del sitio y de la hora pero básicamente se puede generalizar con selección de salados fríos y calientes. El ejemplo más claro es el del cocktail de bienvenida de las bodas o cenas de gala. El PVP de partida suele ser de 10/15 € por persona

2.2. Vino Español. Es el cocktail ofrecido alrededor del medio dia o de la media tarde, sobre las 12:00 o sobre las 18:00. No sustituye ni a la comida ni a la cena y es por eso que servirlos más tarde puede confundir al cliente y dar una mala imagen del establecimiento. Su duración es alrededor de 45 a 60′ y su composición suelen ser productos o elaboraciones de nuestro país. Productos de chacinería, tortilla, etc…El PVP de partida suele ser de 18/20 € por persona

2.3. Cocktail Almuerzo/Cena. Es el cocktail que SÍ sustituye a una comida o cena y por lo tanto cumple con toda la secuencia de servicio. Se compone de salado frío + salado caliente + dulce. Habitualmente se incorpora vino para el dulce que suele ser champagne y que marca un punto de inflexión en el servicio. La duración suele ser de 90 a 120′. El PVP de partida suele ser de 30 € por persona

 

3. COFFEE BREAK

Su traducción literal es «parada del café». Es un tipo de servicio que sólo se da en reuniones y que tiene como finalidad airearse de la jornada de trabajo a la que han sido convocados. Su duración suele se de 30′ y su composición varía en función de si es en horario de mañana (elaboraciones dulces) o tarde (elaboraciones saladas). Básicamente su configuración suele ser bebidas calientes (café, chocolate, infusiones,..) bebidas frías (zumos, aguas, refrescos,..) y elaboraciones según hora del día. El concepto de coffee break lleva un cargo por persona igual que el resto de modalidades por lo que un descanso en una reunión y salir al bar a tomar un café donde cada uno paga lo suyo no es un coffee break. A parte la ubicación de este tipo de servicio puede ser dentro o fuera de la propia sala de reunión y cabe la posibilidad de hacer dentro de la sala coffee breaks continuos, es decir, una estación donde contínuamente estará el menú elegido durante toda la reunión. Este tipo de servicio puede ser asistido o no asistido dependiendo de si hay o no personal destinado al servicio. El PVP de partida suele ser de 10 € por persona.

 

Hasta aquí esta guía rápida sobre la tipología de eventos especiales. Cualquier aporte será bien recibido y por supuesto en futuros post hablaremos más detenidamente del buffet y de la tipología de eventos sociales y empresariales y sus diferentes montajes.

 

Un saludo

Ángel M. Calero